Cliente: Iberostar

1. CONTEXTO: 

• Área responsable: Auditoría interna de Iberostar
• Razón inicial del proyecto:
  • Conocer y explorar el potencial de la IA y RPA para mejorar procesos de auditoría.
  • Promover la identificación de casos de uso de tecnologías relevantes en desafíos que encuentran como departamento. 
• Circunstancias antes del proyecto:
  • El área de auditoría enfrentaba desafíos en la eficiencia de sus procesos. Inicialmente, no se utiliza tecnología de IA en la empresa.  
• Porqué Area101
  • Expertise en innovación y transformación corporativa.
  • Experiencia en diseño y dinamización de hackatones orientados a resultados concretos​

2. OBJETIVOS

• Propósito principal:
  • Impulsar el uso de IA y RPA en el área de auditoría para optimizar procesos.
• Metas específicas:
  • Dar a conocer el impacto y los beneficios de la inteligencia artificial (IA) y la automatización robótica de procesos (RPA) en las organizaciones. 
  • Motivar a los participantes a identificar oportunidades de mejora en el área de auditoría con potencial de solución usando IA o RPA. 
  • Generar un listado de casos de uso específicos de IA y RPA aplicables a la empresa.

3. RETOS

4. SOLUCIÓN PROPUESTA

• Cuándo: Noviembre 2024.
• Dónde: Instalaciones del cliente Iberostar​; Palma de Mallorca
• Principales actores:
  • Participantes del Hackatón:
    • Área de Auditoría de Iberostar. 
    • Empleados de diversos departamentos de Iberostar; como Administración tanto del área de Europa como del área de América y departamento de Digital/IT. 
  • Equipo moderador del Hackatón:
    • Facilitadores de Area101
    • Ponente experto en IA
    • Ponente experto en RPA
• Estrategia: Realizar un hackatón de tres días para explorar oportunidades, generar ideas y conceptualizar soluciones aplicables al área de auditoría utilizando tecnologías como IA y RPA. Se utilizó un enfoque de colaboración grupal utilizando diferentes dinámicas para guiar el proceso además de ponencias de expertos para inspirar las soluciones. El hackatón incluyó:
  • Sesiones de capacitación: Charlas impartidas por expertos en IA y RPA, en las que se presentaron estas tecnologías y casos de éxito relevantes, motivando a los participantes a identificar aplicaciones concretas para sus necesidades operativas.
  • Dinámicas de innovación: Diseñadas por Area101, estas guiaron a los equipos a lo largo del proceso completo de innovación, desde el entendimiento del reto hasta la presentación de propuestas finales estructuradas para evaluación de viabilidad e impacto.

• Metodologías:
  • Design Thinking: Enfocada en empatizar con el usuario, identificar necesidades, y generar soluciones creativas.
  • Lean Startup: Utilizada para validar hipótesis
• Estructuración del proyecto

• Bloque 1 (día 1)
  • Taller sobre el proceso de innovación; detección de problemas y oportunidades. Mediante dinámicas diseñadas por Area101 se guió a los participantes en el proceso de exploración y entendimiento del reto, para identificar necesidades y oportunidades en el área de auditoría interna. 
  • Charla con experto en IA sobre “IA Generativa, productividad y creatividad al alcance de todos”. Se les explicó a los participantes qué es la IA y cómo puede aplicarse en las organizaciones y en auditoría mediante ejemplos o casos. El objetivo fue inspirar a los participantes y motivarlos a identificar casos de uso que mejoren procesos internos a través de IA.
• Bloque 2 (día 2)
  • Charla con experto en IA sobre “Hiper automatización”. El objetivo fue dar a conocer lo que ofrece la RPA en la automatización de tareas y la mejora de procesos administrativos. Durante la charla se explicó cómo la RPA puede ser utilizada en auditoría a través de ejemplos prácticos y casos de éxito, lo que permitió que el equipo comprenda mejor las ventajas de implementar RPA.
  • Taller sobre generación de soluciones, conceptualización. Se guió el proceso de los participantes para la generación de posibles soluciones basadas en IA y RPA; selección de la de mayor valor y así posteriormente conceptualizar esta idea.
• Bloque 3 (día 3)
  • Preparación de presentaciones finales, presentación ante jurado y premiación. Se acompañó a los equipos en la definición de cada propuesta de valor, el desarrollo detallado de las funcionalidades de las soluciones planteadas y la planificación del camino hacia su implementación. Las propuestas de los equipos fueron evaluadas por un jurado compuesto por directivos de la empresa; los cuales evaluaron la estructuración de la solución además de la viabilidad de implementación y su impacto. 

5. RESULTADOS E IMPACTO

• Logros concretos y medibles:
  • Identificación de áreas de mejora específicas, priorizadas según su impacto y alineadas con los objetivos del negocio​​.
  • Conceptualización de 5 soluciones tecnológicas concretas para optimizar procesos clave en auditoría; donde se analizaron sus beneficios potenciales y la viabilidad para implementación.
• Cambios evidenciados tras el proyecto:
  • Fomento de una cultura de innovación colaborativa, con empleados motivados a seguir utilizando las metodologías aprendidas en su dinámica de trabajo. 
  • Incremento en la colaboración interdepartamental durante las dinámicas del hackatón, creación de un espacio seguro para explorar ideas, facilitando la interacción entre departamentos y mejorando la dinámica de trabajo. 
  • Al involucrar en el proceso a los líderes y tomadores de decisión se destacó la relevancia estratégica de integrar tecnologías como IA y RPA en los procesos organizativos; y al involucrar a los participantes en la propuesta de mejoras se logró fortalecer su sentido de pertenencia y empoderamiento del departamento.

6. SATISFACCIÓN

“Nunca había trabajado un proyecto/idea con esta metodología, todo muy dinámico. Me encantó. Ojalá haya otro Hackatón en el futuro próximo.”

Opinión y feedback del cliente o participantes:

Los participantes valoraron positivamente el enfoque práctico del hackatón, las dinámicas que se utilizaron para guiar el proceso y su posible aplicación en su dinámica de trabajo. 

El área de auditoría resaltó la efectividad de las dinámicas de innovación diseñadas por Area101 para guiar a los equipos durante el proceso. Además del enfoque inspirador y práctico de las charlas sobre IA y RPA, que facilitaron la identificación de casos de uso aplicables​​.

Quotes de participantes 

“Me ha parecido muy interesante la metodología explicada y las ponencias”

“Lo más positivo es trabajar en grupo con personas de diferentes áreas, el conocimiento de cada una de las partes enriquece y aporta mucho valor.”

“Para mi lo más positivo fue el trabajo en equipo, la colaboración y la metodología que nos facilitaron para afrontar el reto. La actividad estuvo muy bien organizada y orquestada.”